A partire dal 6 luglio, l’obbligo di avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) diventerà quasi universale per tutti i cittadini italiani. Questa regolamentazione è già in vigore da diversi anni per le imprese, grazie alla conversione del Decreto Legge 179/2012 nella Legge 221/2021.
Cos’è e come funziona la PEC
PEC sta per Posta Elettronica Certificata ed è un sistema che consente di inviare messaggi e comunicazioni con valore legale equivalente alle raccomandate con ricevuta di ritorno. Questo strumento di comunicazione sicuro è stato obbligatorio per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti da diversi anni. Grazie alla PEC, le comunicazioni diventano più veloci ed efficienti, consentendo di inviare comunicazioni ufficiali in tempi ridotti e certificando data e ora di spedizione e consegna. I messaggi inviati tramite PEC sono anche sicuri grazie ai sofisticati sistemi antivirus e antispam collegati ad essa.
Per approfondimenti:
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- Certificazione EIPASS Pubblica Amministrazione
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La PEC obbligatoria è necessaria per svolgere diverse operazioni e adempimenti, tra cui:
- Partecipazione a bandi, gare d’appalto e concorsi.
- Comunicazioni con Enti della Pubblica Amministrazione.
- Compilazione di questionari e indagini ISTAT.
- Trasmissione di documenti riservati in sicurezza.
- Invio e ricezione di fatture elettroniche da e verso fornitori e clienti.
- Convocazione di consigli, giunte e assemblee.
- Semplificazione dello scambio di informazioni tra sedi operative.
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali.
Come creare un indirizzo PEC
La procedura per creare e attivare un indirizzo PEC è piuttosto semplice e simile a quella per aprire una casella di posta elettronica tradizionale. Tuttavia, è importante notare che il provider o il gestore della PEC deve essere accreditato presso l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali. La PEC può essere richiesta da diverse categorie di utenti, tra cui imprese, persone giuridiche e cittadini privati. Il servizio PEC è a pagamento, ma solitamente i costi sono contenuti.
In Italia, il processo di digitalizzazione è iniziato molti anni fa, ma solo di recente è stato introdotto un piano concreto che rende obbligatorio l’uso di strumenti come la Posta Elettronica Certificata (PEC).
Dal 2009, alcune categorie di soggetti avevano l’obbligo di dotarsi di una PEC, ma solo a partire dal 1° ottobre 2020 non è più consentito fare impresa senza avere una “sede virtuale” online. Questo cambiamento è stato introdotto con l’articolo 37 del Decreto Semplificazioni (Dl 76/2020, convertito in legge dalla Camera dei Deputati).
Attualmente, nel Registro delle Imprese è presente il campo “domicilio digitale“, che va oltre la semplice casella di Posta Elettronica Certificata come definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale con il Dlgs 217/17. Il domicilio digitale include anche i servizi elettronici di recapito certificato qualificato (Serc).
Secondo la legislazione italiana, l’obbligo di possedere una PEC è stato introdotto per diverse categorie, tra cui le Pubbliche Amministrazioni dal 2009, i professionisti iscritti all’Albo dal 2009, le nuove società di persone dal 2009, le società di persone già costituite dal 2011 e le partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani, dal 2013.
PEC e Regime Forfettario
I titolari di partita IVA forfettaria sono esentati dall’obbligo di possedere una PEC. Tuttavia, molti di loro scelgono comunque di attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata per poter partecipare a bandi, concorsi e inviare comunicazioni con valore legale, invece è obbligatoria per le Partite IVA forfettarie che sono iscritte a un albo professionale o alla Camera di Commercio.
Sono esentate dall’obbligo di PEC le Partite IVA soggette al regime forfettario e non iscritte in albi professionali.
Con l’articolo 16 del D.L. n. 185/2008, l’articolo 5 del D.L. n. 179/2012 e l’articolo 37 del D.L. 76/2020, è stato stabilito che la PEC è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti iscritti a un Albo professionale.
Infatti, la legge 120/2020 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” del Decreto Semplificazioni stabilisce che tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato il proprio indirizzo casella PEC al Registro Imprese entro il 1° ottobre 2020, sono obbligate a regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per il territorio.
PEC obbligatoria
Secondo le nuove misure di digitalizzazione, potrebbe diventare obbligatorio o fortemente consigliato per tutti i cittadini italiani avere una PEC a partire dal 6 luglio 2023. Questo è dovuto all’introduzione dell’Inad, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, che rende tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione di natura digitale.
Grazie all’adozione della PEC, i cittadini possono ricevere in modo sicuro varie tipologie di comunicazioni dal fisco, come informazioni sulle detrazioni fiscali, cartelle esattoriali e altri documenti fiscali. Questo sistema sostituisce la tradizionale raccomandata con un mezzo digitale più efficiente.
La Posta Elettronica Certificata rappresenta uno dei mezzi più sicuri per inviare comunicazioni importanti ai cittadini, pertanto la raccomandata tradizionale sarà presto sostituita da questo mezzo digitale.
