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Notifica atti e privacy: cosa prevede la normativa

Notifica atti e privacy: cosa prevede la normativa

È uso comune nell’attività delle professioni legali che le comunicazioni dell’Ente, atti, decisioni, convocazioni o altro, abbiano necessità di notifica anche per mezzo di intermediario prima di raggiungere il destinatario ultimo a cui è indirizzata la consegna.

Per approfondire meglio l’argomento dovremmo dare una prima lettura veloce alla procedura di notifica, probabilmente sottostimata per semplicità, che dovrebbe essere sempre ben valutata dall’ente emittente che ha la responsabilità in solido nella scelta del sistema ritenuto congruo e sufficiente a garantire e tutelare il diritto del destinatario ultimo dell’atto nell’essere informato con una comunicazione formale e diretta, anche da soggetto terzo, con notificatore riconosciuto in grado di fornire tutte le garanzie di notifica previste per legge.

Notifica atti a mezzo postale o tramite messi comunale?

Con l’art. 10 L. 265/1991 si disciplinano le diverse pubbliche amministrazioni le quali, dice il testo: “possono avvalersi, per le notificazioni dei propri atti, dei messi comunali, qualora non sia possibile eseguire utilmente le notificazioni ricorrendo al servizio postale o alle altre forme di notificazione previste dalla legge” (https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:1999-08-03;265;~art10!vig=).

Il TAR di Palermo si esprime in modo più energico sulle scelte di notifica da parte delle pubbliche amministrazioni: “non significa che non è possibile attuare un diverso modo di notifica (…) ma è indiscutibile che la legge individui nella notifica a mezzo posta lo strumento privilegiato” (Tar Palermo Sicilia, Sez. III, n. 178, 4 febbraio 2008).

La pubblica amministrazione ha, quindi, una responsabilità diretta sulla scelta del metodo di notifica che metterà in opera anche e soprattutto in considerazione dell’importanza dell’atto che è stato emesso. A questo proposito la sentenza del TAR di Palermo sottolinea un’ulteriore specifica: “In definitiva le pubbliche amministrazioni potranno anche, nell’ambito della loro discrezionalità amministrativa, optare per un servizio di notifiche tramite messi comunali, ma proprio in quanto tale sistema costituisce una deroga rispetto allo strumento individuato per legge quale ordinario, non potranno non motivare specificatamente la loro scelta.”

Quindi, le amministrazioni hanno piena discrezionalità nel decidere quale sistema di notifica scegliere, ma, se la preferenza non ricade sullo strumento ordinario per legge, postale, ogni altro strumento deve essere considerato in deroga, non ordinario, e quindi motivare la scelta.

Notifica atti al destinatario o a soggetti terzi?

Approfondendo sempre di più la procedura di notifica consideriamo l’art. 145 del CPC – notifica a persona giuridica – che recita: “si richiede che il consegnatario sia espressamente incaricato di ricevere gli atti (…) in modo da far ragionevolmente ritenere che l’atto sarà consegnato al destinatario stesso”. Questo vuol dire che esiste la possibilità che un atto venga consegnato ad un soggetto terzo, non il destinatario ultimo dell’atto, che riveste un ruolo giuridico che giustifichi la consegna dell’atto.

Non dimentichiamo però che il destinatario dell’atto, cioè quel soggetto privato nei cui confronti si producono gli effetti del provvedimento esplicitamente determinato o determinabile, erratamente individuato, anche nel vizio di incarico (art 145 cpc) per mezzo di intermediari, sancisce irrimediabilmente l’annullabilità dell’atto.

Quindi diventa di particolare rilievo per il messo notificatore capire chi è il consegnatario dell’atto e come questo è stato espressamente incaricato a ricevere le notifiche, pena, l’annullabilità della notifica e la ormai compresa responsabilità in solido del notificatore.

Responsabilità sull’azione di notifica

In una cascata di responsabilità sull’azione di notifica possiamo chiaramente identificare che:

  1. l’ente emettente ha sicuramente la responsabilità di individuare chiaramente i destinatari degli atti e la scelta dello strumento di notifica, ordinario o non ordinario, scelto con tutte le attribuzioni di legge;
  2. il messo notificatore è responsabilizzato sotto tutti i profili giuridici quale strumento di consegna ma anche quale accertatore della titolarità del consegnatario, pena l’annullabilità dell’atto.

Ma dove e come si pone la privacy nel sistema di notifica così come lo abbiamo delineato?

L’autorità ha una delega ad aeternum sulla privacy, o meglio, può trattare dati personali che riguardano un cittadino senza limitazioni, anche se i dati trattati sono riservati. Ammesso che il trattamento avvenga secondo finalità.

È bene fermarci un attimo sulla definizione di dato e riservatezza secondo le definizioni di privacy.

Dato

Innanzi tutto è assolutamente irrilevante che i dati siano contenuti in un plico da consegnare, anche se non direttamente accessibili, perché la privacy definisce dato informatico o cartaceo: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile”. Quindi, anche una busta chiusa è sicuramente un dato riferibile.

Riservatezza

In tema di riservatezza, su come dobbiamo considerare gli atti amministrativi degli enti, possiamo trovare risposta nell’articolo 21bis 241/1990 che definisce provvedimento “limitativo della sfera giuridica” quell’atto con ridotta forma giudiziaria, che seppur in forma di parere o preavviso, contiene proprio quei dati giudiziari identificati dal GDPR, quali dati sensibili, che devono essere debitamente trattati secondo specifiche condizioni individuate dallo stesso codice. Sicuramente una notifica.

Misure prevista dalla privacy in merito al trattamento dei dati

Tranne l’autorità competente, chiunque ha l’obbligo di mettere in opera tutte quelle misure previste dalla privacy in tema di trattamento per qualsiasi tipo di dato, soprattutto quei dati identificati ed identificabili come riservati, raccogliendo il consenso informato esplicito da parte dell’interessato e, nel caso di dati giudiziari, informare su un consenso specifico per finalità, definendo:

  • un tempo di trattamento;
  • le garanzie di specie per norme specifiche;
  • i sistemi di sicurezza in caso di trasferimento e conservazione per dati informatici e/o cartacei;
  • il responsabile del trattamento (autorizzato terzo) espressamente incaricato per dati cartacei e/o informatici riservati secondo finalità.

Quindi, è importante, che l’ente emettente debba assicurarsi che lo strumento di notifica accerti la titolarità privacy, anche e soprattutto per il consegnatario, in modo che l’atto non diventi nullo attraverso il messo notificatore che ricopre indubbiamente il ruolo di responsabile del trattamento nella, seppur breve, fase di conservazione del plico contenente dati riservati.

Va da sé che il messo notificatore ha una responsabilità in più, oltre quella civile e penale prescritta dal proprio incarico quale strumento di notifica, cioè l’esatta individuazione del consegnatario, anche in considerazione delle responsabilità privacy, che ricevendo l’atto, nel caso non fosse il diretto interessato o il legale direttamente incaricato, dovrà dimostrare a sua volta di essere debitamente incaricato per i trattamenti perché sta ricevendo e conserverà dati riservati che riguardano magari il collega nello stesso studio.

Quindi, concludendo, nel ricevere una notifica, nel caso si faccia una cortesia ad un collega o si riceva la posta per funzione, tipo segretaria di studio o portiere di condominio, o questi sono esplicitamente incaricati quale responsabili del trattamento per specifica finalità, oppure, anche quegli atti con limitata sfera giuridica non potranno essere né ricevuti, né conservati, né trattati, né trasmessi.