Gestire il tempo sembra un concetto molto semplice, ma quando inizi ad analizzare le competenze chiave per gestirlo in modo efficace, allora le cose si complicano un po’, perché ci sono tante componenti da considerare.
Guardiamo alcune competenze individuali che possono essere utili per gestire il tempo in modo efficace:
- Organizzazione
- Creazione di “to-do-lists”
- Attribuire priorità e decidere cosa è più importante
- Identificare e rimuovere o gestire le distrazioni.
Quindi, se hai queste capacità ma fatichi ancora a gestire il tuo tempo, potresti forse essere soggetto ad una (o più) delle seguenti insidie.
Perfezionismo
Essere perfezionista significa trovare molto difficile accettare che qualcosa sia solo “abbastanza buono”. Quindi, continui a lavorare senza sosta per perfezionare il tuo lavoro, ma questa è una lotta senza fine.
Cerca di fare un passo indietro e accettare che la perfezione non esiste. Troverai sempre qualcosa da migliorare. Cerca di tenere sotto controllo i tuoi standard irrealistici e accetta quello che consideri “abbastanza buono”.
Imparare a dire no
A volte il problema non è la capacità di gestire il tempo di per sé, ma è che stai cercando di fare troppe cose contemporaneamente. Che si tratti di aspettative irrealistiche su ciò che riesci a fare o che trovi difficile dire “no” agli altri, il problema resta lo stesso: hai troppe cose da fare.
Dovresti imparare ad essere realistico su ciò che sei in grado di fare (il tempo è comunque limitato e non si può fare tutto) e imparare a dire “no”.
Se ti trovi in difficoltà quando devi opporre un rifiuto di fronte a una richiesta, il seminario gratuito Le basi dell’assertività e il corso online L’arte di essere assertivi possono esserti d’aiuto, fornendoti una prima introduzione al tema dell’assertività e un approfondimento delle sue componenti cognitive, verbali e non verbali.
Sottostimare la durata delle attività
Fino a quando non ho iniziato a tenere traccia del mio tempo e a creare un piano che delineasse come intendo trascorrere il mio tempo ogni giorno, ho costantemente sottovalutato quanto tempo era necessario per completare un’attività. Questo può essere fonte di stress e creare dei problemi se non riesci a completare le attività in tempo e, di conseguenza, non rispetti le scadenze.
Per alcuni compiti è semplici individuare quanto tempo allocare, ma a volte puoi ricevere lavori che si rivelano più difficili o complicati del previsto. In questi casi, l’ideale è imparare a ri-programmare le tue attività.
Cerca di stabilire una routine, considerando anche che devi dedicare del tempo alla pianificazione delle tue giornate e delle tue settimane. Non sottovalutare questo aspetto, perché alla fine avrai un’agenda più snella e più realistica che ti farà guadagnare del tempo. Idealmente dovresti cercare di pianificare almeno due settimane in anticipo e non dimenticare di aggiornare il tuo piano regolarmente con gli eventuali cambiamenti avvenuti.
Prima di pianificare la tua giornata, cerca di fare una lista di cose da fare (to-do-list) previste per quel giorno. Identifica le tre cose più importanti di quella lista e concentrati sul loro completamento. Poi, torna sulla lista e seleziona altre tre cose. In questo modo potrai mantenere alta la motivazione perché puoi vedere i tuoi progressi. Puoi usare dei post-it per scrivere le tre cose che hai identificato e tenerli vicino a te per ricordarti di quello che stai facendo. In questo modo, se vieni interrotto, potrai tornare su quello che stavi facendo abbastanza facilmente.
Stai comunque attento a programmare delle pause perché sono importanti non solo per riposarti ma anche per ritrovare la concentrazione.
Rispettare la tua pianificazione
Anche la migliore delle pianificazioni potrebbe andare per aria quando sei occupato. Cerca di controllare la tua lista giornaliera di cose da fare regolarmente. Se sei in ritardo nel completamento di un’attività, sposta le altre priorità. Se questo ha un impatto su una scadenza, ricorda di comunicarlo alla persona interessata, al tuo collega o al tuo capo. Non esitare a chiedere aiuto o a delegare quando possibile.
Procrastinare
I perfezionisti sono maestri procrastinatori perché si preoccupano di non essere in grado di consegnare un lavoro che rispetti uno standard elevato. Il tuo piano ti aiuta ad attenerti a quanto hai programmato e a ridurre la quantità di tempo che trascorri procrastinando perché ti rende consapevole che devi avanzare e decidere che quello che stai facendo va bene così e puoi finirlo.
Essere distratti
Se lavori “smart” ovvero lavori da casa, potresti pensare che ci siano meno distrazioni rispetto a quando sei sul posto di lavoro. Questo è vero, in parte: per esempio, non c’è il collega che ti chiede un parere, oppure ti invita a bere un caffè insieme.
Tuttavia, credo che noi tutti facciamo un uso sempre maggiore di programmi di comunicazione online. Questi programmi hanno un potenziale enorme in termini di interruzioni e distrazioni. Quando hai bisogno di concentrarti, disattiva le notifiche e impostale su “non disturbare”, in modo che tutti sappiano che sei occupato e non puoi rispondere immediatamente.
Un’altra forma di distrazione a cui bisogna stare attenti sono altre cose che potrebbero venirti in mente. In questo caso non sarebbe opportuno lasciare il lavoro che stai facendo, ma puoi scrivere semplicemente su un block-notes la cosa che ti è venuta in mente, in modo da riuscire a completare quello che hai iniziato.
Completare quello che hai iniziato non solo è un segno di disciplina verso te stesso e il tuo lavoro ma è anche estremamente utile per il cervello, che non deve continuamente spostare l’attenzione da una cosa all’altra.
Spero che queste idee possano esserti utili per aiutarti a gestire meglio il tuo tempo.
